Google Drive n'offre pas de fonctionnalité native pour protéger par mot de passe les fichiers et les documents, y compris les fichiers PDF, Google Docs et les feuilles de calcul. Les utilisateurs n'ont pas non plus la possibilité de protéger par mot de passe un dossier Google Drive. Heureusement, Amit Agarwal, un expert développeur de Google a créé une « boîte à outils PDF » pour surmonter cette certaine limitation.
PDF Toolbox est un module complémentaire pour Google Drive qui permet aux utilisateurs d'ajouter une protection par mot de passe aux PDF et aux documents Google. L'application vous permet également de décrypter ou de supprimer les mots de passe d'un PDF à l'aide de Google Drive. Grâce à PDF Toolbox, vous n'aurez désormais plus besoin de télécharger un fichier sur votre ordinateur pour le chiffrer ou le déchiffrer avec un programme dédié. Vous pouvez simplement protéger vos documents depuis l'interface de Google Drive. Outre le cryptage, on peut ajouter des restrictions pour l'impression et les commentaires à un PDF.
Le seul inconvénient est que la boîte à outils PDF doit convertir les documents Google natifs tels que Google Docs, Sheets et Google Slides en PDF avant le cryptage. Si vous traitez principalement des fichiers PDF, vous ne devriez pas craindre de perdre le format de fichier natif.
REMARQUE: vous ne pouvez pas sélectionner de fichiers PDF ou de fichiers Google dépassant 10 Mo car Google Drive impose une limite de taille de fichier de 10 Mo.
Voyons maintenant comment protéger par mot de passe un document PDF, Excel ou Google Docs dans Google Drive à l'aide de PDF Toolbox.
Comment crypter des fichiers PDF dans Google Drive
Pour protéger par mot de passe un PDF dans Google Drive, suivez les étapes ci-dessous.
- Installez le module complémentaire PDF Toolbox et accordez-lui l'autorisation nécessaire.
- Choisissez un compte Google et appuyez sur « Autoriser » pour autoriser la boîte à outils PDF à accéder à vos fichiers Google Drive.
- Après l'installation, la boîte à outils PDF sera ajoutée à la barre latérale de Drive. Si vous ne voyez pas la barre latérale, cliquez simplement sur le bouton « Ouvrir le panneau latéral » dans le coin inférieur droit.
- Pour crypter, sélectionnez un fichier PDF ou un document Google dans Google Drive et cliquez sur l'icône « PDF Toolbox » dans la barre latérale.
- Cliquez sur « Autoriser » pour accorder l'accès au fichier sélectionné. Vous devez autoriser chaque fois que vous souhaitez crypter ou décrypter un fichier.
- Développez maintenant la section « Crypter le PDF ». Saisissez le nom du fichier de sortie, saisissez un mot de passe et sélectionnez si vous souhaitez autoriser l'impression et les commentaires sur le fichier crypté.
- Cliquez sur le bouton « Crypter » pour ajouter une protection par mot de passe à votre PDF.
Une fois le fichier crypté, il sera automatiquement enregistré en tant que fichier séparé dans votre répertoire Google Drive. Ouvrez le fichier et il faudra maintenant un mot de passe pour l'ouvrir. En attendant, vous pouvez également télécharger le fichier protégé ou envoyer directement le fichier par e-mail en pièce jointe à la personne souhaitée.
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Comment supprimer le mot de passe du PDF dans Google Drive
Pour déverrouiller un PDF dans Google Drive, les étapes sont similaires.
- Sélectionnez un PDF protégé par mot de passe dans Google Drive et ouvrez l'application « PDF toolbox » dans la barre latérale.
- Autorisez PDF Toolbox à accéder au fichier crypté.
- Développez la section "Décrypter le PDF" et entrez le mot de passe que vous avez utilisé précédemment pour verrouiller le fichier PDF.
- Cliquez sur le bouton "Décrypter" et toutes les restrictions PDF seront supprimées si le mot de passe est correct.
- Le fichier PDF déverrouillé (sans protection par mot de passe) sera téléchargé sur votre Drive en tant que nouveau fichier.
Comment verrouiller l'application Google Drive sur iPhone
Il n'est pas possible de protéger par mot de passe un fichier ou un dossier dans l'application Google Drive sur l'iPhone ou l'iPad. Vous pouvez cependant sécuriser Google Drive à l'aide de Face ID ou Touch ID sur votre appareil iOS. De cette façon, vous pouvez empêcher l'accès non autorisé à l'application Google Drive sur votre iPhone.
Vérifiez les étapes ci-dessous pour verrouiller Google Drive sur iPhone et iPad.
- Assurez-vous que l'application Google Drive est mise à jour vers la dernière version. [Référer: Mise à jour des applications sur iOS 14]
- Ouvrez l'application Google Drive et appuyez sur le bouton de menu (icône de hamburger) en haut à gauche.
- Appuyez sur Paramètres > Écran de confidentialité.
- Activez le bouton bascule à côté de « Écran de confidentialité ».
- Appuyez sur l'option « Authentification requise » et sélectionnez « Immédiatement » si vous souhaitez que Drive se verrouille instantanément après avoir basculé vers une autre application.
L'application Google Drive nécessitera désormais une authentification Face ID ou Touch ID chaque fois que vous y accéderez.
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